Wat gebeurt er met je sollicitatie tijdens de selectieprocedure?

Direct antwoord

Je sollicitatie doorloopt meestal vaste stappen: ontvangst en administratie, eerste cv‑screening (vaak met een ATS), selectie en uitnodiging voor contact of een eerste gesprek, eventuele assessments en vervolggesprekken, een eventuele achtergrond- of referentiecheck en uiteindelijk een beslissing (aanbod of afwijzing). Werkgevers mogen persoonsgegevens alleen bewaren zolang dat nodig is; gebruikelijke bewaartermijnen liggen kort, tenzij jij toestemming geeft voor langer bewaren.

Stap‑voor‑stap: wat er met je sollicitatie gebeurt

1. Ontvangst en registratie door de werkgever of recruiter (systeembevestiging of handmatige registratie).
2. Voorselectie of cv‑screening (soms automatisch via een Applicant Tracking System, soms handmatig door een recruiter).
3. Korte telefonische of video‑intake om praktische details te checken (beschikbaarheid, salarisindicatie, motivatie).
4. Eerste sollicitatiegesprek — vaak met HR of de hiring manager.
5. Beoordeling en mogelijk aanvullende stappen: opdrachten, tests of psychometrische assessments.
6. Vervolggesprek(len) of gesprekken met andere stakeholders (teamleden, direct leidinggevende).
7. Eventuele referentie‑ of achtergrondchecks — deze komen meestal pas na een voornemen tot aanname en met jouw toestemming.
8. Beslissing: aanbod (conditie: bijvoorbeeld VOG of id‑controle) of afwijzing.
9. Administratie bij indiensttreding: kopie identiteitsbewijs en opname in personeelsdossier zodra je in dienst treedt.
10. Bewaring en verwijdering: gegevens van niet‑gekozen kandidaten worden veelal kort bewaard; langer bewaren kan alleen met jouw expliciete toestemming.

Wat mag een werkgever (niet) bewaren of vragen?

Werkgevers mogen tijdens de sollicitatieprocedure niet zomaar alle gegevens vragen of bewaren: bijzondere persoonsgegevens en medische gegevens mogen bijvoorbeeld meestal niet worden verwerkt. Een kopie van je identiteitsbewijs mag niet gevraagd worden vóór indiensttreding; controleren van je identiteit kan wel door het origineel te tonen. Als jouw sollicitatie niet succesvol is, geldt als richtlijn dat gegevens uiterlijk vier weken na afronding van de procedure verwijderd worden, tenzij jij instemt met een langere bewaartermijn (bijvoorbeeld tot circa één jaar voor toekomstige vacatures). Je hebt bovendien rechten: inzage, rectificatie en verwijdering van je persoonsgegevens.

Wanneer komen assessments, referenties en VOG om de hoek kijken?

Assessments en psychometrische tests kunnen onderdeel zijn van de procedure, vooral bij vacatures met specifieke competentie‑ of leiderschapseisen; werkgevers gebruiken ze om objectiever te beoordelen. Referentiechecks of een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en een kopie van je identiteitsbewijs komen doorgaans pas aan de orde nadat de werkgever je een voornemen tot aanstelling heeft gedaan of zodra je daadwerkelijk in dienst treedt. De IND en grote werkgeversorganisaties beschrijven soortgelijke praktijkregels rond verwerking en bewaartermijnen van sollicitatiegegevens.

Wat kun je zelf doen? Praktische checklist

• Bewaar de vacaturetekst en datum van je sollicitatie zodat je later kunt verwijzen naar de voorwaarden.
• Noteer wanneer en via welk kanaal je hebt gesolliciteerd (mail, vacaturesite, LinkedIn, uitzendbureau).
• Vraag bij je sollicitatie of in de bevestigingsmail: wat is de geschatte doorlooptijd en wat gebeurt er met mijn gegevens na de procedure?
• Wees voorzichtig met het meesturen van onnodige (bijzondere) persoonsgegevens; stuur bijvoorbeeld geen kopie id of medische informatie tenzij specifiek gevraagd en noodzakelijk.
• Als je wilt dat een bedrijf je cv langer bewaart: geef alleen schriftelijk (e‑mail) toestemming en leg vast voor hoe lang (bijv. 1 jaar).
• Als je bent afgewezen en je wilt je gegevens laten verwijderen: dien een verwijderingsverzoek in bij de organisatie (je hebt die mogelijkheid volgens de privacyregels).

Wat kun je vragen aan de werkgever tijdens de procedure?

• Hoe lang bewaren jullie mijn sollicitatiegegevens als ik niet word aangenomen?
• Worden assessments of referentiechecks nog uitgevoerd en wanneer precies?
• Wie heeft toegang tot mijn gegevens (recruiter, hiring manager, externe partijen)?
• Kan ik mijn toestemming voor langere bewaring intrekken? (Ja — dit staat meestal in de privacyverklaring.)

Kort overzicht van je rechten als sollicitant

Je hebt het recht op inzage in welke gegevens een organisatie over jou heeft, correctie van onjuiste gegevens en verzoek tot verwijdering. Organisaties moeten een bewaartermijn kunnen verantwoorden en mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is voor het doel van de sollicitatie. Als je vragen hebt over onjuist gebruik van je persoonsgegevens, kun je dit melden bij de organisatie of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Praktisch voorbeeld (kort)

Stel: je solliciteert op 1 juni via een vacaturesite. Je krijgt een automatische ontvangstbevestiging; na cv‑screening volgt een telefonische intake en een eerste gesprek. Als je in aanmerking komt, volgt mogelijk een korte online test en daarna een tweede gesprek. Pas bij een concreet aanbod vraagt de werkgever je om een VOG of om je legitimatie in te leveren. Als de werkgever je niet aanneemt, mag hij je basisgegevens in principe niet langer dan enkele weken bewaren, tenzij jij expliciet instemt met een langere periode (zoals één jaar) voor toekomstige vacatures.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens — Persoonsgegevens van sollicitanten (informatie over wat werkgevers wel/niet mogen verwerken en bewaartermijnen).
• Autoriteit Persoonsgegevens — Bewaren van persoonsgegevens (algemene richtlijnen over bewaartermijnen).
• Randstad (Werken bij / Werving & Selectie) — uitleg over veelvoorkomende stappen in selectie en communicatie rond sollicitaties.
• Indeed (Helpcentrum sollicitanten) — uitleg wat er gebeurt nadat je hebt gesolliciteerd via een vacaturesite.
• PwC Nederland (sollicitatieprocedure en assessments) en IND privacyverklaring — voorbeelden van hoe assessments, achtergrondchecks en indiensttreding worden geregeld en verwerkt.